afbeelding1.jpg

Werkkostenregeling

Samenvatting werkkostenregeling

De werkkostenregeling (hierna “WKR”) regelt de fiscale behandeling van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen door de werkgever aan werknemers. 

 

Kort gezegd wordt er onderscheid gemaakt tussen:

  • Intermediaire kosten:deze kosten kunnen onbelast vergoed worden aan de werknemer en vallen niet onder de WKR. Het gaat daarbij om kosten die de werknemer heeft voorgeschoten en aan hem door de werkgever terug betaald worden. Bijvoorbeeld als de werknemer zijn tankpas is vergeten en zelf het tanken betaalt en declareert, een werknemer die printpapier koopt voor op kantoor en de rekening declareert.
     

  • Gerichte vrijstellingen:vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die fiscaal onbelast gegeven kunnen worden. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per zakelijke kilometer,  OV-abonnementen, zakelijke reis- en verblijfskosten, cursussen, vakliteratuur, extra-territoriale kosten, maaltijden bij overwerk, kosten aanvraag VOG.
    Voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van gereedschappen, mobiele telefoons, tablets en laptops/computers geldt het noodzakelijkheidscriterium. Dat wil zeggen dat deze zaken onbelast gegeven kunnen worden als ze noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de functie. Als deze zaken daarnaast ook privé gebruikt worden heeft dat geen fiscale consequenties. Er is geen minimum aan het zakelijk gebruik gesteld, het gaat erom dat zonder deze zaken de werknemer de functie niet naar behoren kan uitoefenen.
     

  • Nihil-waarderingen:vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die samenhangen met de werkplek en ook onbelast kunnen plaatsvinden. Voorbeelden van nihil-waarderingen zijn koffie, thee en versnaperingen op de werkplek, werkkleding onder voorwaarden, arbo-voorzieningen onder bepaalde voorwaarden fitness op de werkplek. Onder “werkplek” wordt verstaan de werkplek waar de werkgever arbo-verantwoordelijkheid draagt.
     

  • Vrije ruimte:overige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen, die niet als intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen of nihil-waarderingen kwalificeren dienen ten laste van de zogenaamde vrije ruimte geboekt te worden.  Denk bijvoorbeeld aan personeelsfeesten, personeel-uitjes, etentjes zonder zakelijk karakter, kerstpakketten, fiets van de zaak, sport/fitness abonnementen, attenties/cadeautjes, etc. Vergoedingen voor koffie/thee/water/electriciteit/gas/etc. in het kader van thuiswerken dienen als zodanig ook ten laste van de vrije ruimte geboekt te worden. Er zijn wel mogelijkheden om dit fiscaal te optimaliseren. 

De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van de werkgever. In 2021 bedraagt de vrije ruime 3% over de eerste € 400.000 fiscale loonsom en 1,18% van de fiscale loonsom boven de € 400.000. Ter grootte van de vrije ruimte kan de werkgever derhalve vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen doen aan de werknemers zonder dat dit tot fiscale consequenties bij de werknemer en de werkgever leidt. Indien het totaalbedrag van de vrije ruimte op jaarbasis echter overschreden wordt, is over de overschrijding 80% eindheffingverschuldigd door de werkgever. Die 80% eindheffing is verschuldigd na afloop van het jaar in de aangifte over februari van het jaar volgend op het betreffende belastingjaar. Indien er sprake is van meerdere vennootschappen binnen een groep is het onder voorwaarden mogelijk de vrije ruimte van de diverse vennootschappen bij elkaar te voegen, de zogenaamde concernregeling. 

 

Aandachtspunten bij de WKR

Werkgevers dienen goed bij te houden welke zaken vergoed, verstrekt en ter beschikking gesteld worden om optimaal gebruikt te kunnen maken van de WKR. De manier waarop dit wordt bijgehouden is vormvrij. Wel belangrijk is dat de werkgever explicietde zaken moet aanwijzendie gelden als gerichte vrijstelling en die waarop de eindheffing wordt toegepast. 

Voor de werkgever is het belangrijk om continue te monitorenwat de stand van zaken van het beslag op de vrije ruimte is. 

Verder is het van belang om vooraf goed in kaart te brengen wat de fiscale gevolgen van bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn en waar mogelijk dit te optimaliseren, zodat de overschrijding van de vrije ruimte zo veel mogelijk beperkt wordt.

 

WKR toolkit/instrumentarium

Werque.nu heeft een WKR toolkitbeschikbaar voor werkgevers om de WKR-gevolgen in kaart te brengen, te optimaliseren en te monitoren. Een quick scan op de implementatie van de WKR in uw organisatie en de daaraan verbonden risico’s en optimalisatiemogelijkheden is ook mogelijk. 

Neem hiervoor gerust vrijblijvend contact op met Fabiënne Hol-van Goethem via fabienne@werque.nuof 06 22 89 39 26.

 Scales of Justice