Werkkostenregeling

Samenvatting werkkostenregeling

​

De werkkostenregeling (hierna “WKR”) regelt de fiscale behandeling van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen door de werkgever aan werknemers. 

Kort gezegd wordt er onderscheid gemaakt tussen:

• Intermediaire kosten:deze kosten kunnen onbelast vergoed worden aan de werknemer en vallen niet onder de WKR. Het gaat daarbij om kosten die de werknemer heeft voorgeschoten en aan hem door de werkgever terug betaald worden. Bijvoorbeeld als de werknemer zijn tankpas is vergeten en zelf het tanken betaalt en declareert, een werknemer die printpapier koopt voor op kantoor en de rekening declareert.
   

• Gerichte vrijstellingen:vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die fiscaal onbelast gegeven kunnen worden. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per zakelijke kilometer,  OV-abonnementen, zakelijke reis- en verblijfskosten, cursussen, vakliteratuur, extra-territoriale kosten, maaltijden bij overwerk, kosten aanvraag VOG.
  Voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van gereedschappen, mobiele telefoons, tablets en laptops/computers geldt het noodzakelijkheidscriterium. Dat wil zeggen dat deze zaken onbelast gegeven kunnen worden als ze noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de functie. Als deze zaken daarnaast ook privé gebruikt worden heeft dat geen fiscale consequenties. Er is geen minimum aan het zakelijk gebruik gesteld, het gaat erom dat zonder deze zaken de werknemer de functie niet naar behoren kan uitoefenen.
   

• Nihil-waarderingen:vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die samenhangen met de werkplek en ook onbelast kunnen plaatsvinden. Voorbeelden van nihil-waarderingen zijn koffie, thee en versnaperingen op de werkplek, werkkleding onder voorwaarden, arbo-voorzieningen onder bepaalde voorwaarden fitness op de werkplek. Onder “werkplek” wordt verstaan de werkplek waar de werkgever arbo-verantwoordelijkheid draagt.
   

• Vrije ruimte:overige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen, die niet als intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen of nihil-waarderingen kwalificeren dienen ten laste van de zogenaamde vrije ruimte geboekt te worden.  Denk bijvoorbeeld aan personeelsfeesten, personeel-uitjes, etentjes zonder zakelijk karakter, kerstpakketten, fiets van de zaak, sport/fitness abonnementen, attenties/cadeautjes, etc. Vergoedingen voor koffie/thee/water/electriciteit/gas/etc. in het kader van thuiswerken dienen als zodanig ook ten laste van de vrije ruimte geboekt te worden. Er zijn wel mogelijkheden om dit fiscaal te optimaliseren.